En España el Burofax postal es el único medio disponible para certificar el contenido de una comunicación. Este medio es el idóneo para comunicar un cambio de condiciones, la resolución de un peritaje, una reclamación de deuda, etc. pero tiene el inconveniente de que es un medio muy caro y a las empresas les cuesta asumir el alto coste que representa. Con el fin de minimizar el impacto de estos costes algunos Departamentos Legales recomiendan enviar estas notificaciones por conducto certificado con acuse de recibo, que es una solución más barata pero que no ofrece la seguridad jurídica que tiene el Burofax porque no certifica el contenido de la comunicación. Con este medio la Compañía podría justificar ante un tribunal el envío y la recepción de una comunicación determinada a un cliente, pero si este alega que el sobre estaba vacío no habría forma de demostrar lo contrario ya que el correo certificado con acuse no certifica el contenido de la comunicación.
Por tanto, ¿Es recomendable utilizar el correo certificado para sus comunicaciones legales? La realidad es que no existe una ley que lo impida, así que la decisión recae en la estrategia que la Compañía desee seguir. Algunas empresas no les importa si es o no recomendable utilizar esta práctica, la verdadera pregunta que se hacen es ¿Puedo y es rentable para mi empresa utilizar el correo certificado en lugar del Burofax postal? La respuesta dependerá del ratio de denuncias y de alegaciones por parte de los clientes de no haber sido informados correctamente según lo publicado en el BOE sobre el reglamento que regula la prestación de servicios postales. Si la Compañía recibe denuncias por parte de sus clientes en las que alegan no haber sido informados correctamente pero la relación coste/beneficio de enviar un correo certificado es favorable VS el envío de un burofax postal, entonces esta práctica queda justificada. La mayor parte de la veces los responsables de gestionar la logistica de las comunicaciones legales a través del conducto postal desconocen que no lo están haciendo bien y es normal porque quién tiene que saber de leyes son los juristas, así que siguen al pie de la letra las directrices que sus Departamentos Legales les marcan.
No todas las empresas emplean estas prácticas. Cada vez es mas frecuente que estas situaciones estén reguladas en el Código de ético de las Empresas, por lo que sí existe una conciencia por ajustarse a legislación en todas las áreas de gestión y esto incluye a las notificaciones de carácter legal con sus clientes.
Somos muchos los proveedores de servicios que hemos reaccionado ante esta problemática realizando una transformación Digital de este servicio y en la cual empleamos a su operador postal para distribuir y a un proveedor de servicios cualificados para certificar las evidencias de estas notificaciones.
En Fresbe hemos dado una vuelta a esta transformación y con la ayuda de un equipo jurídico hemos diseñado un sistema de notificación postal que permite certificar el contenido a un precio mas bajo que el de nuestros competidores garantizando su seguridad jurídica.
¡No emplee más el Correo certificado con acuse! Nosotros le proporcionamos la seguridad jurídica a bajo coste que su empresa necesita.
A continuación le dejamos un vídeo en donde explicamos como lo hacemos.